A veces, las cosas pueden volverse un poco complicadas en el trabajo. Los plazos inminentes comienzan a acumularse más rápido de lo que podemos respirar, los correos electrónicos llegan a cientos y nuestro escritorio parece un campo de batalla. En medio de toda la confusión y el caos abrumador, empezamos a preguntarnos: ¿cómo podré superarlo todo?
Todos hemos pasado por eso, ¿verdad? Pero no temas. Hay una manera de salir del creciente caos laboral y volver a la productividad y la tranquilidad. Y si estás leyendo esto, ya has dado el primer paso para organizarte.
Así que profundicemos y descubramos cómo podemos convertir el estrés de este desastre en productividad organizada para que puedas pasar los fines de semana divirtiéndote en lugar de temer el lunes.
Sentirse abrumado es parte de la vida
Sentirse abrumado de vez en cuando es normal. Especialmente en el trabajo. Su empresa, negocio o puesto, naturalmente, tendrá períodos de mucha actividad. Y luego están los contratiempos imprevistos y las cosas que simplemente no esperábamos. Es natural que sintamos la presión en estos momentos. Y si empiezan a acumularse, naturalmente respondemos con sentimientos de abrumador.
Organizarte cuando te sientes abrumado
Ser organizado es una habilidad. Lo cual es genial porque significa que se puede aprender. Entonces, si siempre estás abrumado o te sientes abrumado con frecuencia, es hora de desarrollar tus habilidades organizativas.
La organización no surge por casualidad. Toma tiempo. O dedicas tiempo a organizarte o no. El problema es que muy a menudo, cuando nos sentimos abrumados, terminamos con prisas y consideramos que la planificación organizacional consume demasiado tiempo. Elegimos ganancias inmediatas en el proyecto a expensas de la organización y la productividad a largo plazo.
Cómo organizarse para no sentirse abrumado
Organizarse siempre debe ser una prioridad. Verás beneficios inmediatos cuando dediques tiempo a organizar tu día, proyecto o año. Y como me gusta estar organizado, lo he dividido en cuatro categorías simples. Seguir estos pasos para todos y cada uno de los proyectos puede ayudarle a ser más organizado y productivo.
Priorizar, desglosar y programar
La columna vertebral de estar organizado es tener un buen control de lo que se debe hacer, por qué se debe hacer y cuándo se debe hacer. Comprender todo esto proviene de la experiencia. Si no está calificado para el trabajo o tiene poca experiencia, obtener ayuda, apoyo o asistencia de alguien podría ser su primera opción. Si por el contrario conoces íntimamente tu trabajo, industria, empresa, producto o proyecto, no deberías tener problemas con este paso fundamental.
¿Cuáles son sus plazos? ¿Qué es absolutamente necesario que suceda antes de cada fecha límite y qué está subordinado? ¿Qué importancia tiene cada tarea? ¿Se pueden dividir en tareas más pequeñas? Priorizar lo que hay que hacer. Una vez que tenga esta información, puede trabajar hacia atrás y hacer un cronograma con sus propios plazos personales más pequeños. Dividir su carga de trabajo de esta manera ayuda a crear pasos manejables y un proceso fluido para la productividad.
Archivado, seguimiento, plantillas y automatización
Perdemos y dedicamos mucho tiempo a cosas que podrían automatizarse, rastrearse o archivarse mejor. Cree un sistema de archivo lógico, un sistema de seguimiento confiable y automatice todo lo que pueda automatizarse. Hay cientos de aplicaciones, herramientas comerciales y plataformas que le ayudarán a organizar su carga de trabajo y su equipo de proyecto. Tomarse el tiempo para considerar qué aplicaciones, herramientas y plataformas serán las más adecuadas para resolver la tarea en cuestión le permitirá ahorrar tiempo a largo plazo. Y aunque crear plantillas puede llevar mucho tiempo al principio, una vez que te has esforzado, las plantillas ahorran mucho tiempo.
Dotar de recursos y delegar
Ahora sabes lo que necesitas lograr y cuándo debes lograrlo, debes saber si es posible. Si no es posible logísticamente con los recursos que tienes, terminarás sintiéndote abrumado. Ahora es el momento de prepararse. La subcontratación, la delegación y la obtención de recursos son partes importantes de la organización si se siente abrumado y la carga de trabajo excede sus capacidades. Si desea reducir el caos, ser productivo y disfrutar de su trabajo, esta tarea organizativa es fundamental para su éxito. Pero si eres el tipo de persona a la que le gusta tener el control, este podría ser tu mayor desafío.
Controle su ritmo con la gestión del tiempo
Ahora sabe exactamente lo que debe hacer y cuándo debe hacerlo. Y sabrá dónde encontrar sus archivos, sus compañeros de trabajo, recursos de soporte, listas de tareas pendientes y plazos. Para convertir el caos y la sensación de abrumador de su lugar de trabajo en productividad organizada, todo lo que tiene que hacer es controlar su ritmo.
Hay muchas maneras de controlar el ritmo del mundo y del entorno laboral, así que busque el método que más le convenga. Ya sea que uses la técnica Pomodoro o el timeboxing, controlar tu ritmo significa salir a tomar aire fresco de vez en cuando. Este hábito es mucho más saludable para ti física y mentalmente. Y cuando te sientes bien física y mentalmente, es más fácil sentirte bien con las tareas que tienes entre manos y los plazos que se avecinan.
Cuidarte cuando te sientes abrumado
Si te sientes abrumado en este momento y necesitas un poco de alivio, intenta usar aplicaciones de meditación, ejercicios de atención plena y audios de relajación. Cuando nos sentimos abrumados, tendemos a luchar o huir. Orientar su cuerpo hacia el modo de descanso y digestión en lugar del estrés lo ayudará a funcionar y ser más lúcido, organizado y productivo.
Cambios en el estilo de vida para una mejor organización
Organizarse no se trata sólo de cómo involucrarse y afrontar las demandas laborales y estar al tanto de las tareas laborales. Ser organizado es una habilidad, una habilidad y una forma de vida. Hay cosas que podemos implementar en nuestra vida personal y que también pueden ayudar. Por ejemplo, ordenar tu vida puede tener un efecto poderoso en tu vida laboral, ayudándote a ser más creativo y productivo.
Suena contradictorio, pero adoptar un estilo de vida lento puede tener un efecto profundo en usted, su familia, su productividad y su carrera. Al simplificar nuestras vidas, priorizar lo que es importante y tomar las cosas con calma, nos volvemos más productivos en lo que hacemos y prosperamos en todas las áreas de nuestras vidas.
¿Abrumado o agotado?
Sentirse abrumado nunca debería ser un sentimiento constante. Si siente que se siente abrumado más de lo que realmente se siente, es posible que una mejor organización y autocuidado no ayuden. Podría estar abocado al agotamiento laboral. Si cree que este podría ser el caso, centrarse en superar el agotamiento laboral antes de que le supere a usted podría ser más valioso que organizarse.
Ser organizado reduce los sentimientos de confusión, estrés, sensación de agobio y problemas de salud mental. Tomarse un tiempo para organizarse le ayuda a funcionar y operar de manera más eficiente y efectiva. En este mundo acelerado, adoptar un enfoque proactivo y holístico para lidiar con su carga de trabajo podría marcar la diferencia entre un futuro lleno de fortuna o una carrera de la que está desesperado por salir. Tome el control hoy, póngase a usted mismo en primer lugar y utilice esta información para organizarse.
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